Wat kost koude acquisitie uitbesteden?

Er zijn drie manieren om eraan te komen

Zelf inrichten. Een bureau inhuren dat per maand factureert. Of iemand betalen per resultaat. Ze kosten niet hetzelfde en wat belangrijker is: het risico ligt in elk model bij iemand anders. Dat is meestal de echte vraag.

1. Zelf doen

De software is opvallend goedkoop geworden. Wat er in Nederland aan vaste lasten onder een serieuze koude e-mailoperatie hangt, voor een doelgroep van pakweg duizend tot tweeduizend bedrijven:

Bedragen ex btw, voor één doelgroep. Bij een eenmalige lijstaankoop in plaats van een abonnement komt daar ongeveer € 80 tot € 120 eenmalig bij per duizend bedrijven.

Tweehonderd euro per maand dus, ruwweg. Dat is niet waar zelf doen op stukloopt. Waar het op stukloopt is dit:

• Zeven weken doorlooptijd voordat er één echte mail vertrekt. Ongeveer 30 dagen domeinleeftijd plus 21 dagen warmup. Dat is niet met geld in te korten en het geldt opnieuw elke keer dat je opschaalt. Waarom dat zo is staat in waarom je koude mails niet aankomen.
• De inrichting. DNS voor elk domein, SPF, DKIM en DMARC (zie de richtlijnen voor e-mailverzenders van Google), de dagelijkse controle daarop, bounceafhandeling, uitsluitlijst, verificatiestromen voor accept-all-domeinen. Reken op een week werk voor iemand die het al eens gedaan heeft en op aanzienlijk meer voor iemand die het uitzoekt.
• De compliance-kant. Belangenafweging op papier, privacypagina, informatieplicht in de footer, aantoonbare afmeldhygiëne. Dat is een avond schrijven en daarna een blijvende verplichting. Wat er precies in moet, en waarom de wetswijziging van 1 juli aan de e-mailkant niets veranderde, staat apart uitgeschreven.
• Het schrijven en het lezen. Per prospect research en een korte mail, en daarna elke reactie beoordelen en opvolgen. Dit is het deel dat nooit ophoudt.

Wie dit intern belegt bij een SDR of een commercieel medewerker zit inclusief werkgeverslasten al snel op vier tot zesduizend euro per maand aan mensuren voordat er één gesprek gepland staat. Daar staat tegenover dat je het daarna zelf in huis hebt, en dat is een reëel argument als acquisitie voor jou geen project is maar een vaste motor.

2. Een bureau op retainer

Het gangbaarste model in Nederland. Je betaalt een vast bedrag per maand, meestal met een opstartfee en een minimale looptijd. Wat ik in offertes en gesprekken tegenkom, ex btw. Dat is dus mijn eigen waarneming, en geen marktonderzoek:

• Opstart: € 500 tot € 2.500 eenmalig, voor doelgroepbepaling, domeinen, warmup en de eerste teksten.
• Maandelijks: € 1.500 tot € 4.000, afhankelijk van volume en van hoeveel er met de hand gebeurt.
• Minimale looptijd: drie tot zes maanden, wat gezien de warmup-doorlooptijd op zichzelf te verdedigen is.
• Tooling: soms inbegrepen, vaak doorbelast, en regelmatig met een opslag die niet gespecificeerd wordt.

De rekensom is simpel. Bij € 2.500 per maand en gemiddeld tien serieuze gesprekken kost een gesprek je € 250. Bij drie gesprekken kost het je € 833. Dat verschil zit volledig aan jouw kant van de tafel, want de factuur is in beide maanden dezelfde. Vraag daarom altijd naar de resultaten van de laatste drie klanten in jouw sector, met aantallen. Een bureau dat daar omheen praat vertelt je precies wat je wilde weten.

Twee vragen die je erbij hoort te stellen. Ten eerste: verstuurt het bureau vanaf eigen domeinen of vanaf het jouwe? Als het jouwe wordt gebruikt loop jij het reputatierisico op je bedrijfsmail. Ten tweede: van wie zijn de domeinen en postbussen als je stopt? Bij vrijwel elke aanbieder die vanaf eigen domeinen verstuurt staan die accounts op zijn naam, en de opgebouwde reputatie gaat niet mee: je volgende partij begint weer bij nul met zeven weken warmup. Bij mij staan ze op naam van je eigen bedrijf; hoe dat bij stoppen gaat, staat hieronder. Het gaat er niet om of iemand hier ja op zegt, maar of hij het uit zichzelf vertelt voordat je tekent.

3. Resultaatgewogen: een kleine vaste fee plus per resultaat

Je betaalt een opstartbedrag, daarna een beperkte vaste maandfee voor het draaiend houden van het systeem, en daarbovenop per opgeleverd resultaat. In Nederland kom je twee varianten van dat resultaatdeel tegen: per afspraak in de agenda, in de offertes die ik voorbij zie komen meestal ergens tussen € 150 en € 400, en per gekwalificeerde positieve reactie. De vaste fee dekt het werk dat ook in een stille maand doorgaat; het grootste deel van de rekening beweegt mee met wat de campagne oplevert.

Alleen: dit model staat of valt bij de definitie. Als "een lead" niet dichtgetimmerd is, is de factuur een discussie. De vragen die je gesteld moet hebben voordat je tekent:

1. Wat telt als resultaat? Een afwezigheidsbericht telt niet. Een afmelding telt niet. "Stuur maar wat info" is grensgeval en daar moet iets over staan. Opens en kliks tellen sowieso niet, want die zijn grotendeels machineruis.
2. Reageren twee mensen bij hetzelfde bedrijf, betaal je dan twee keer? Het juiste antwoord is nee. De eenheid hoort het bedrijf te zijn en niet de reactie, anders krijg je een factuur omdat een enthousiaste collega ook even antwoordde.
3. Hoe snel krijg je de reactie door? Een positieve reactie die twee dagen blijft liggen is geen warme lead meer. Er hoort een termijn in het contract te staan.
4. Wat is de bezwaartermijn? Je moet een gefactureerd resultaat kunnen betwisten, met een duidelijk aantal dagen en een duidelijke uitkomst.
5. Wat gebeurt er na afloop? Iemand die drie weken na het einde van de samenwerking alsnog antwoordt: telt die nog mee, en tot wanneer?
6. Zit er een maximum aan? Zonder plafond kan een goede maand een onverwacht hoge factuur worden. Met plafond weet je waar je aan toe bent, voordat er één mail de deur uit is.
7. Wanneer begint de vaste fee? Als er een maandfee is: gaat die in bij ondertekening of bij de campagnestart? Bij de eerste betaal je drie tot vier weken opwarmen dubbel, want de setup dekt die periode al.

Wanneer welk model wint

Zet de drie naast elkaar op een aanname van tien serieuze gesprekken per maand, en op drie.

Gerekend met: zelf doen op € 200 tooling plus € 3.000 aan mensuren per maand. Bureau op € 2.500 retainer plus een opstart van € 1.500 uitgesmeerd over twaalf maanden. Resultaatgewogen op € 500 managementfee (infrastructuur inbegrepen), € 125 per reactie en een setup van € 1.000 over twaalf maanden. Illustratief, geen belofte.

De bovenste rij van die tabel is misleidend gunstig, want daar zit jouw eigen tijd in tegen kostprijs en niet tegen wat je ermee had kunnen verdienen. Waar het echt om gaat is de rechterkolom. Draait het goed, dan ontlopen de modellen elkaar niet zoveel. Draait het slecht, en dat gebeurt in koude acquisitie regelmatig een maand of twee, dan loopt het verschil op. Bij een volledige retainer staat de maandrekening los van wat er binnenkomt. Bij een resultaatgewogen model blijft er een vaste basis staan, maar beweegt het grootste deel mee: in de slechte maand uit die tabel is dat ruim de helft minder dan een retainer, en in de goede maand is het het goedkoopste van de drie.

Zelf doen wint als je acquisitie structureel in huis wil hebben en er iemand voor vrijmaakt. Een retainer wint als je veel volume wil, met meerdere doelgroepen tegelijk, en een team dat dat kan draaien. Resultaatgewogen wint als je vooraf wil weten wat de bovengrens is en wil dat het grootste deel van de rekening meebeweegt met wat het oplevert.

Wat het niet oplost

Geen van deze modellen repareert een aanbod dat niet aanslaat. Als niemand op je mails reageert omdat de propositie niet duidelijk is of het probleem niet urgent, dan verplaats je met uitbesteden alleen de kosten. Een goede leverancier zegt dat in het eerste gesprek en gaat met je aan de tekst zitten voordat er iets vertrekt. Een minder goede stuurt de eerste vijfhonderd mails en factureert de opstart.

Veelgestelde vragen

Wat betaal ik bij FlintLead voor koude acquisitie?

Je betaalt eenmalig € 1.000 setup, € 500 per maand vanaf go-live en € 125 per gekwalificeerde positieve reactie. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Zijn domeinen en mailboxen inbegrepen?

Ja. De verzendinfrastructuur zit in de maandelijkse managementfee, inclusief verzendsoftware en e-mailvalidatie.

Wat is mijn maximale maandbedrag?

Met het standaardplafond van 15 gekwalificeerde positieve reacties is de maandelijkse servicefee maximaal € 2.375 exclusief btw. De eenmalige setup staat daar los van. Een ander plafond leg je vooraf vast.

De bedragen voor bureaus en interne kosten zijn ranges die ik in de Nederlandse markt tegenkom in offertes en gesprekken, geen uitkomst van een onderzoek. Mijn eigen tarieven en de toolingkosten zijn exact. Alles ex btw.

Lees je FlintLead graag vaker terug in Google? Zet FlintLead als voorkeursbron, dan krijgen onze stukken voorrang in je zoekresultaten.

Verder lezen